Fonds

Les Fonds organisent les descriptions archivistiques dans une hiérarchie. Dans Farinha, vous créez et maintenez des Fonds dans un Lieu (Institution, Secteur, Sous-secteur ou Sous-sous-secteur).

Qui peut le faire

• Administrateur de Lieu : crée, modifie et supprime des composants du Fonds dans son périmètre.
• Personnel technique : enregistre et maintient les descriptions et les pièces dans le périmètre autorisé.

Structure (vue simple)

Un Fonds est généralement organisé en niveaux. Dans Farinha, les niveaux apparaissent comme options lors de l’enregistrement/la modification :

• Fonds → Groupe → Sous-groupe → Série → Sous-série → Dossier → Pièce

Créer un Fonds (à partir d’un Lieu)

1. Ouvrez la page du Lieu.
2. Si vous êtes Administrateur de Lieu, cliquez sur « Créer un Fonds ».
3. Renseignez au minimum le « Code de référence » et le « Titre ».
4. Enregistrez.

Après l’enregistrement, le Fonds apparaît dans la liste des descriptions associées au Lieu.

Lors de la création d’un Fonds, commencez par les champs essentiels : Code de référence et Titre.

Créer des composants enfants (développer la hiérarchie)

1. Ouvrez la page de détail d’un composant du Fonds.
2. Si vous êtes Administrateur de Lieu, cliquez sur « Créer un Composant de Fonds enfant ».
3. Choisissez le niveau approprié (par exemple : Série, Dossier, Pièce), remplissez les champs et enregistrez.

Modifier et supprimer

• Modifier : sur la page de détail du composant, utilisez le bouton « Modifier … ».
• Supprimer : le bouton « Supprimer … » n’apparaît que lorsque le composant n’a pas d’enfants.

Import de données en lot

Le bouton d’import en lot apparaît uniquement aux niveaux où l’import est autorisé. Dans Farinha, l’import en lot de descriptions de Fonds se fait à partir de :

• Série
• Sous-série

Voir : Import de données en lot.

Représentants numériques (médias)

Les Pièces et les Dossiers peuvent avoir des représentants numériques (médias) associés (par exemple : images, audio, vidéo). Voir : Représentants numériques.

Problèmes courants

• « Créer un Fonds » ou « Créer un Composant … » n’apparaît pas : vous n’êtes probablement pas Administrateur de Lieu.
• « Supprimer … » n’apparaît pas : le composant a encore des enfants.