Représentants numériques

Les représentants numériques sont les médias (fichiers) associés aux pièces documentaires enregistrées dans des Fonds et des Collections. Ils peuvent être issus de la numérisation ou être des documents nativement numériques.

Qui peut le faire

• Administrateur de Lieu : enregistre et remplace les médias dans le périmètre du Lieu.
• Personnel technique : enregistre les médias selon les permissions de l’instance.

Types de médias pris en charge

Lors de l’enregistrement/la modification d’un Dossier ou d’une Pièce (ou d’un autre composant permettant des médias), vous choisissez le « Type de média » :

• Image simple
• Image double (recto et verso)
• Album (plusieurs images)
• Audio
• Vidéo

Comment ajouter ou mettre à jour un média

1. Ouvrez le formulaire d’enregistrement/de modification du Dossier ou de la Pièce.
2. Accédez à l’onglet « Média ».
3. Renseignez le « Titre du média » (recommandé pour l’organisation).
4. Sélectionnez le « Type de média ».
5. Envoyez le(s) fichier(s) selon le type :
6. Image simple / Audio / Vidéo : 1 fichier
7. Image double : 2 fichiers (recto et verso)
8. Album : sélectionnez plusieurs images
9. Enregistrez.

Observations :

• Lorsque vous envoyez un nouveau média pour le même enregistrement, le système remplace le média précédent de ce type.
• Pour de meilleures performances, les images sont automatiquement redimensionnées/optimisées (par exemple, ajustement de la taille et de la résolution à environ 75 dpi).

Dans l’onglet Média, indiquez le titre du média, sélectionnez le type et envoyez les fichiers correspondants.

Utilisation avec l’import en lot

Il est possible d’importer des enregistrements en lot et, facultativement, d’envoyer un fichier .zip contenant les médias. Voir : Import de données en lot.

Problèmes courants

• « Il est nécessaire d’envoyer un fichier » : le type sélectionné exige un ou plusieurs fichiers ; vérifiez qu’ils ont été correctement joints.
• En Image double, il manque le recto ou le verso : envoyez les deux fichiers.