Surrogati digitali

I surrogati digitali sono i media (file) associati alle unità archivistiche registrate in Fondi e Collezioni. Possono derivare da digitalizzazione o essere documenti nativi digitali.

Chi può farlo

• Amministratore di Luogo: registra e sostituisce media nell’ambito del Luogo.
• Tecnico: registra media secondo le autorizzazioni dell’istanza.

Tipi di media supportati

Durante la registrazione/modifica di un Fascicolo o di un’Unità archivistica (o di un altro componente che consenta media), si sceglie il "Tipo di Media":

• Immagine singola
• Immagine doppia (fronte e retro)
• Album (immagini multiple)
• Audio
• Video

Come aggiungere o aggiornare un media

1. Aprire il modulo di registrazione/modifica del Fascicolo o dell’Unità archivistica.
2. Accedere alla scheda "Media".
3. Compilare il "Titolo del Media" (consigliato per l’organizzazione).
4. Selezionare il "Tipo di Media".
5. Caricare il/i file in base al tipo:
6. Immagine singola / Audio / Video: 1 file
7. Immagine doppia: 2 file (fronte e retro)
8. Album: selezionare più immagini
9. Salvare.

Osservazioni:

• Quando si carica un nuovo media per lo stesso record, il sistema sostituisce il media precedente di quel tipo.
• Per migliori prestazioni, le immagini vengono sottoposte automaticamente a ridimensionamento/ottimizzazione (ad esempio, adeguamento di dimensioni e risoluzione a circa 75 dpi).
• Il caricamento accetta file di grandi dimensioni (fino a 1 GB per richiesta).

Nella scheda Media, indicare il titolo del media, selezionare il tipo e caricare i file corrispondenti.

Chi può vedere i media

Gli oggetti digitali (media) vengono mostrati solo agli utenti autenticati e validati. Questo vale sia per i Fondi sia per le Collezioni.

• Utente non autenticato: vede l’avviso che gli oggetti digitali sono disponibili solo per gli account validati, con link per accedere.
• Utente autenticato ma non ancora validato: vede l’avviso, con l’indicazione di usare il link di validazione inviato via e-mail e, quando l’istituzione utilizza la validazione manuale (Curatela), di attendere l’analisi del gruppo di amministrazione.
• Utente validato: vede i media normalmente.

Gli utenti autenticati senza validazione vedono un avviso al posto del media.

Vedi anche: Utenti per capire la validazione automatica e la validazione manuale (Curatela).

Uso con importazione massiva

È possibile importare record in modalità massiva e, facoltativamente, caricare un file .zip con i media. Vedere: Importazione massiva dei dati.

Problemi comuni

• "È necessario caricare un file": il tipo selezionato richiede uno o più file; verificare di averli allegati correttamente.
• In Immagine doppia, manca il fronte o il retro: caricare entrambi i file.
• Il media non appare nella pagina dell’unità archivistica: verificare che il proprio account sia validato (l’avviso "Objetos digitais estão disponíveis apenas para contas validadas" indica che manca la validazione) e di aver effettuato l’accesso.
• Il caricamento fallisce con file molto grandi: il limite è di 1 GB per richiesta; ridurre il file o suddividerlo.
• Ho caricato un nuovo media e il precedente è sparito: per lo stesso tipo di media, il caricamento sostituisce il precedente. Per mantenerli entrambi, usare tipi diversi (ad esempio, Album).

Buone pratiche

• Compilare sempre il "Titolo del Media": facilita l’identificazione nell’interfaccia e nei risultati di ricerca.
• Nominare i file in modo descrittivo e senza caratteri speciali, soprattutto quando si usa l’importazione massiva.
• Preferire il caricamento di immagini già a una risoluzione adeguata; il sistema ridimensiona automaticamente, ma i file più piccoli si caricano più rapidamente.
• Quando si sostituisce un media, controllare poi la pagina dell’unità archivistica per assicurarsi che la versione mostrata sia quella desiderata.
• Usare Album per insiemi di immagini e Immagine doppia solo per fronte/retro dello stesso documento.